Persónuverndarstefna Atlantik Legal Services við veitingu lögmanns- og lögfræðiþjónustu

 

Lögmenn Atlantik Legal Services (ALS) eru einhuga um mikilvægi þess að persónuupplýsingar viðskiptamanna stofunnar séu varðveittar með öruggum hætti og að öll vinnsla, varðveiting, miðlun og eyðing persónuupplýsinga sé í samræmi við þær kröfur sem leiða af lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679. Er persónuverndarstefna þessi gerð aðgengileg til þess að viðskiptamenn stofunnar geti betur gert sér grein fyrir rétti sínum, grundvelli og meðferð stofunnar við vinnslu persónuupplýsinga.

 

I  Grundvöllur, heimild og tilgangur vinnslu

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við aðgerð eða röð aðgerða þar sem persónuupplýsingar eru unnar, hvort sem vinnslan er sjálfvirk eða ekki, svo sem söfnun, skráning, flokkun, kerfisbinding, varðveisla, aðlögun eða breyting, heimt, skoðun, notkun, miðlun með framsendingu, dreifing eða aðrar aðferðir til að gera upplýsingarnar tiltækar, samtenging eða samkeyrsla, aðgangstakmörkun, eyðing eða eyðilegging.  Persónuupplýsingar eru hins vegar upplýsingar um persónugreinanlegan einstakling þ.e. einstakling sem hægt er að persónugreina beint eða óbeint svo sem með tilvísun í auðkenni eða aðra þætti sem einkenna hann. Er réttur viðskiptamanna afmarkaður á grundvelli persónuverndarlöggjafar.

Til þess að lögmenn eða aðrir starfsmenn ALS geti veitt viðskiptamönnum sínum fullnægjandi þjónustu, verða þeir eðli málsins samkvæmt að vinna með persónuupplýsingar. ALS gætir fyllstu varkárni við vinnslu persónuupplýsinga en slík vinnsla fer fram á grundvelli samnings, fyrirmæla í lögum eða reglum og á grundvelli lögmætra hagsmuna sem ganga framar hagsmunum þess skráða. Með vinnslu á grundvelli samnings er bæði átt við vinnslu á grundvelli beinna fyrirmæla eða útlistunar í samningi auk ótilgreindrar vinnslu sem nauðsynleg er til þess að efna samninginn eða til að gæta hagsmuna viðskiptavinar. Þá getur vinnsla persónuupplýsinga farið fram á grundvelli upplýsts samþykkis viðskiptavinar. Viðskiptavinir stofunnar geta alltaf óskað eftir upplýsingum um heimild vinnslu og ber að beina slíkum fyrirspurnum til umsjónarmanns persónuupplýsinga hjá ALS.

ALS kann að halda skrá yfir viðskiptamenn og unnin verk af rekstrarlegum ástæðum. Um nánari meðferð vinnslu fer samkvæmt eftirfarandi kafla II

 

II  Vinnsla persónuupplýsinga

ALS aflar upplýsinga frá viðskiptamönnum sínum við úrvinnslu verkefna og grundvallast þjónusta stofunnar að miklu leyti til á þeim upplýsingum sem veitt er af viðskiptamönnum. Lögmenn stofunnar kunna að ráðast í sjálfstæða upplýsingaöflun t.d. með vinnslu upplýsinga af veraldarvefnum, dagblöðum o.s.frv. Þá getur vinnsla einnig grundvallast á upplýsingum frá þriðja aðila þ.m.t. gagnaðila í ágreiningsmáli, dómstólum, stjórnvöldum, fjárhagsupplýsingastofum o.fl. en ALS mun leitast við að upplýsa viðskiptamenn sína um efni slíkra upplýsinga eftir því sem þörf er á. Litið skal svo á að ALS sé heimilt að vinna með hvers lags upplýsingar sem veittar eru í gegnum tölvupóst þegar að aðili veitir slíkar upplýsingar að eigin frumkvæði eða í kjölfar fyrirspurnar. Mikilvægt er að réttar persónuupplýsingar séu veittar en hægt er að fara fram á að röngum persónuupplýsingum sé breytt.

Skráning og vinnsla persónuupplýsinga fer eftir eðli og umfangi verkefnis en meðal þeirra persónuupplýsinga sem ALS skráir eru:

Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang viðskiptamanns eða tengiliðs, hvort sem er til þess að uppfylla skyldu samkvæmt samningi með fullnægjandi hætti eða til þess að varðveita samskiptaupplýsingar.  Fyrrgreindar persónuupplýsingar eru aðeins settar fram sem dæmi um hefðbundnar persónuupplýsingar sem ALS skráir hjá viðskiptamönnum sínum en mun að jafnaði vinna með frekari persónuupplýsinar við úrlausn verkefna.

 

III  Varðveisla, aðgangur og miðlun

ALS eyðir ónauðsynlegum persónuupplýsingum en geymir annars persónuupplýsingar með bæði rafrænum hætti  og/eða í útprentaðri skjalaskrá en kann að eyða slíkum upplýsingum hvenær sem er af rekstrarástæðum nema að um annað sé samið. ALS geymir almennar persónuupplýsingar í fjögur ár en upplýsingar sem falla undir lög um bókhald nr. 145/1994 eru geymdar í 7 ár. Þau skjöl og gögn sem geyma persónuupplýsingar í beinni tengingu við veitta lögfræðiþjónustu, t.d. afrit undirritaðra gagna, eru þó að jafnaði varðveitt til lengri tíma til þess að varðveita hagsmuni skjólstæðinga, stofna, verja, viðhalda eða hafa uppi réttarkröfu. Almennur viðmiðunartími við varðveislu slíkra gagna fer eftir fyrningarreglum hverju sinni sem mest getur verið 14 ár en varðveisla mun fyrst og fremst taka mið af tilgangi vinnslunnar. Viðskiptavinir geta óskað eftir því að persónuupplýsingar sem veittar voru með samþykki þeirra sé eytt.

Skráður aðili hefur rétt til þess að óska eftir upplýsingum um þá vinnslu persónuupplýsinga um sig sem átt hefur sér stað en ALS veitir viðskiptavinum slíkar upplýsingar samkvæmt beiðni. Sá réttur til upplýsinga kann þó að vera takmarkaður vegna þeirrar trúnaðar- og þagnarskyldu sem hvílir á lögmönnum.

Miðlar ALS ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að nauðsynlegt sé. Kann ALS að miðla upplýsingum til dómstóla, stjórnvalda, gerðardóma o.sfrv. vegna lagaskyldu eða í þeim tilgangi að tryggja viðskiptavinum besta mögulega þjónustu. Þá kann að reynast nauðsynlegt að miðla upplýsingum til þjónustuaðila sem skulu þá bundnir trúnaði. Persónuupplýsingum er þó ekki miðlað út fyrir Evrópska efnahagssvæðið nema í samráði við viðskiptavin.

 

IV   Aðgerðir til þess að tryggja öryggi

Þar sem að stór hluti af vinnslu persónuupplýsinga stofunnar fer fram með rafrænum hætti hefur ALS þurft að viðhafa skipulags- og öryggisráðstafanir til þess að koma í veg fyrir öryggisbresti. ALS hefur tryggt að hýsingaraðili viðhafi viðurkennda verkferla og nýti viðeigandi tæknilausnir. Taka öryggisráðstafanir ALS því mið af tæknirþóun og er aðgangur að upplýsinum takmarkaður.

 

V   Samskipti og kvartanir

Hægt er að hafa samband við umsjónarmann persónuupplýsinga ef óskað er eftir því að nýta rétt til upplýsinga um vinnslu persónuupplýsinga eða til þess að breyta röngum upplýsingum. Eins svarar umsjónarmaður hverslags spurningum sem berast kunna um persónuverndarstefnu ALS. Sé hlutaðeigandi aðili ósáttur við framkvæmd eða viðbrögð ALS býðst viðkomandi að leggja fram kvörtun til Persónuverndar í gegnum vefsíðu stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

Umsjónarmaður persónuupplýsinga er:

Bogi Guðmundsson lögmaður
bogi@als.is
Atlantik Legal Services ehf.
Höfðatorgi, 12. hæð
105 Reykjavík
Sími: (+354) 415-4725

 

VI   Breytingar á persónuverndarstefnu

Persónuverndarstefna ALS kann að taka breytingum með hliðsjón af breyttri löggjöf eða regluverki, áherslu og framkvæmdar innan stofunnar eða af öðrum ástæðum. Breytingar taka gildi frá og með birtingu þeirra á vefsíðu ALS.

 

Persónuverndarstefna þessi var samþykkt og birt þann 25. ágúst 2018.